Leitfaden Heimarbeit

So stellen Sie Ihren Bürobetrieb auf Heimarbeit um

In Deutschland arbeiten laut Statistischem Bundesamt in 2017 nur 11 % der 20- bis 64-jährigen gewöhnlich oder gelegentlich zu Hause. Das EU-Mittel betrug 14,8%; dabei war die Niederlande mit 37,5% Spitzenreiter. Daher ist viel Steigerungspotential in Deutschland vorhanden. Die Nachfrage nach und Sinnhaftigkeit von Heimbüros (Home Office) steigt gerade (März 2020) sprunghaft an.

Allgemeine Regelungen

Ein temporäres Heimbüro sollte kaum Zusatzkosten verursachen, Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten sich jedoch vorab auf eine Regelung zu den Telefonkosten und  einen besseren, daher auch häufig kostenaufwändigeren, Internetanschluss einigen. Für ein permanentes Heimbüro müssen ebenfalls die Rahmenbedingungen zwischen AG und AN geklärt werden. Typischerweise stellt der Arbeitgeber die notwendigen Mittel zur Verfügung.

Auch im Heimbüro müssen die Regeln von Arbeitsschutz und Datenschutz eingehalten werden.

Arbeitszeitgesetz, Tarifvertrag und Arbeitsvertrag gelten weiterhin (wobei Letzterer natürlich angepasst werden kann). Auch die Pausenregelung gilt. Der Arbeitnehmer dokumentiert seine Arbeitszeiten und übermittelt diese Daten dem Arbeitgeber.

Die gesetzliche Unfallversicherung greift bei Unfällen im Heimbüro, sobald diese bei einer beruflichen Tätigkeit geschehen sind.

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Es sollte eine Kernarbeitszeit festgelegt werden, damit die Kommunikation zwischen Kollegen nicht unnötig leidet. Heimbüro bedeutet nicht, dass die Mitarbeiter 24/7 erreichbar sein müssen. Eine klare Regelung der Arbeitszeit ist im Heimbüro wichtig – und in Ihrem eigenen Interesse. Ohne klare Grenzen haben Sie schließlich auch keinen echten Feierabend.

Die Einrichtung des Heimbüros

Auf Seiten des Arbeitgebers kann es Sinn machen, ein kleines Projektteam für die Ermöglichung von Heimbüros einzurichten. Darin könnten Vorgesetzte, Personaler, IT-Experten und vielleicht auch der Datenschutzbeauftragte Regelungen und einen Plan für den Übergang zu mehr Heimarbeit für das Unternehmen oder die Niederlassung erarbeiten.

Die Arbeitnehmer sollten sich möglichst einen eigenen Raum als Heimbüro einrichten. Dies ist besonders wichtig, wenn die Familie während der Arbeitszeit anwesend ist. Mit geschlossener Tür besteht auch dann noch Hoffnung auf störungsarmes Arbeiten.

Der PC, mindestens ein großer und ergonomisch gut eingerichteter Bildschirm, ein Headset, ein gutes Telefon und ein guter Internetanschluss sollten vorhanden sein. In manchen Berufen ist ein guter Drucker notwendig, um Dokumente für den Postversand an Externe zu drucken. Dann sollten zusätzlich auch Briefpapier und Stempel des Arbeitgebers vorrätig sein. Auch Bürostuhl, Schreibtisch und sonstiges Büromaterial sollten gegeben falls aus dem Büro mitgegeben werden.

Es sollte für die Aufgaben notwendige Software installiert sein, auch Spezialprogramme wie z.B. für Buchhaltung oder CAD. Das Unternehmen sollte eine Software für Telekonferenzen auswählen und genügend Kapazitäten dafür bieten. 

Wichtig kann auch eine früh eingerichtete gesicherte VPN Verbindung zum Arbeitgeber und ein zwischen den Mitarbeitern ständig synchronisierender Cloud-Ordner zum Datenstausch sein.

Wenn die Mitarbeiter im Heimbüro einen Rechner des Arbeitgebers nutzen, sollte dieser softwareseitig voll eingerichtet und getestet sein.

Die nötigen Kontaktdaten (insbesondere Telefonnummern) sollten vor dem Übergang zu Heimbüro geteilt werden. Wichtig ist auch, dass alle Mitarbeiter die Kontaktdaten haben, die sie vielleicht später zur Behebung technischer Probleme benötigen.

Die Mitarbeiter sollten Ablenkungen im Heimbüro auf das vom Büro gewohnte Maß beschränken. Das mag bei privat genutzten Rechnern auch bedeuten, dass privat genutzte Programme, Lesezeichen und Ähnliches zumindest nicht vom Arbeits-Account des Betriebssystems aus zugänglich sein sollten.

Das Heimbüro sollte ein angenehmes Umfeld bieten. Licht, Temperatur, Topfpflanzen – das Heimbüro sollte zum Wohlfühlen eingerichtet sein

Arbeiten im Heimbüro

Die Mitarbeiter sollten sich selbst signalisieren, dass sie ins Heimbüro „zur Arbeit“ gehen. Im Heimbüro sollte man so erscheinen wie im klassischen Büro. Wer sich im Bademantel oder ungepflegt ins Heimbüro setzt, der sabotiert seine eigene Produktivität mental.

Mittagessen und Pausen sollten eingehalten werden. Das hilft der Konzentration und der Routine und macht die Mitarbeiter für die vielleicht anwesende Familie zugänglicher.

Antrieb zur Arbeit wird gebraucht. Wer nicht von Kollegen und Vorgesetzten für vermeidbare Verzögerungen und wenig Leistung kritisiert werden möchte, der sollte sich selbst erreichbare Ziele setzen, diese mitteilen (sich somit selbst unter Druck setzen) und einhalten.

Vorgesetzte müssen ihren Führungsstil umstellen, wenn ihr Team komplett in Heimbüro arbeitet. Zumindest ein kurzer Kontakt sollte täglich und regelmäßig sein, Feedback sollte bewusst häufig gegeben werden. Zur Früherkennung von Konflikten fehlen die visuellen Hinweise. Manche Vorgesetzte müssen die Art, wie sie Arbeitsaufträge vergeben, an die Heimarbeit anpassen.

Weitere Informationen zum Thema

Leitfaden für mobiles Arbeiten in Betrieben vom Ministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend. Hier abrufbar. 

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