Leitfaden Webkonferenzen

Leitende und nicht leitende Angestellte verbringen einen Großteil ihrer Arbeitszeit in Meetings. Bei plötzlich weitverbreiteter Heimarbeit sind hierfür Onlinelösungen oder die klassische (und unbequeme) Telefonkonferenz gefragt. Ebenso lassen sich Veranstaltungen im Frühjahr 2020 kaum noch planen, weshalb Webkonferenzen auch hier eine Alternative darstellen.

Viele Unternehmen nutzen bereits Webkonferenzen, für die anderen Unternehmen soll hier ein erster Überblick geboten werden.

Allgemeiner Überblick

Bei Webkonferenzen ist zwischen dem Veranstalter und den Teilnehmern zu unterscheiden. Die Softwarelösungen für die Teilnehmer sind sehr komfortabel. Beim ersten Mal mag es noch kleine Probleme geben und Hilfestellung nötig sein, bei späteren Webkonferenzen mit derselben Softwarelösung dauert das Beitreten aber meist nur noch weniger als eine Minute. Viele Webkonferenzlösungen können über den Internetbrowser genutzt werden, sogar per Smartphone unterwegs.

Der Veranstalter hat hingegen zuerst einmal eine Webkonferenzlösung auszuwählen, ggf. die Lizenz usw. zu kaufen, ggf. den Serverclient zu installieren, die Teilnehmer einzuladen und einmalig zur Software zu informieren. Die Einladung muss dabei die nötigen Informationen beinhalten, um die korrekte Webkonferenz zu finden. Die meisten Webkonferenzlösungsanbieter streben danach, auch dem Veranstalter seine Aufgaben möglichst leicht und schnell zu gestalten. 

Der besondere Aufwand für den Veranstalter ist ein guter Grund, warum Unternehmen ihren Mitarbeitern eine Webkonferenzlösung zur Verfügung stellen sollten, statt diese der privaten Improvisation zu überlassen. Bei kleinen und gut kooperierenden Unternehmen ist es teilweise auch möglich, dass sie sich eine Plattform teilen. Es sind jedoch oft auch der Datenschutz und Schutz von Betriebsgeheimnissen zu beachten.

Technischer Überblick

Die erste Webkonferenz mit einer neu eingeführten Lösung sollte mit einer Zeitreserve von ca. 30 Minuten für das Beheben von technischen Schwierigkeiten bei den Teilnehmern geplant werden.

Die technischen Anforderungen sind bei fast allen Lösungen für die Teilnehmer sehr gering. Ein Smartphone, ein Tablet-PC, ein Notebook oder ein Desktop-PC sind nötig. Zusätzlich braucht es ein Mikrofon (sofern nicht integriert), ein stabiler (aber nicht unbedingt mehrere MBit schneller) Internetzugang und ein Browserprogramm.

Die Nachfrage nach Webkonferenzen steigt im März und April 2020 sicher sprunghaft an.  Das Bildungswesen nutzt nun Webkonferenzen vermehrt als Alternative zum Präsenzunterricht. Deshalb können manche Lösungen in diesen Monaten mit Kapazitätsproblemen zu kämpfen haben.

Eine sehr praktische Möglichkeit bei vielen Webkonferenzlösungen ist das Teilen des eigenen Bildschirmes, damit ihn die anderen Teilnehmer auch sehen können. So kann beispielsweise eine Präsentation, ein Textdokument oder eine Tabelle in originaler Auflösung und Qualität gezeigt werden. Auch ein Äquivalent zu klassischen Flipcharts, mit während der Webkonferenz eingetragenen Informationen, kann so übertragen werden. Das Teilen des Bildschirms ist in der Regel nicht nur dem Veranstalter möglich.

Die Möglichkeit zur Videoübertragung der Teilnehmer ist nicht universell beliebt und stellt zudem höhere Anforderungen an den Internetanschluss sowie gegebenenfalls an den Meetingserver.

Verzögerungen sind bei der Übertragung und Wiedergabe von Sprache kaum noch relevant, sie liegen oft unter einer Zehntelsekunde.

Unterschiedliche Lösungen für Webkonferenzen

Webkonferenzlösungen sind hier aufgelistet, wobei Skype, Teams und Zoom sicher zu den weitverbreiteten Lösungen zählen:

Einige insbesondere auch im privaten Gebrauch weit verbreitete Lösungen primär oder ausschließlich für Sprachkommunikation im Meeting sind:

Zur Nutzung

Für Webkonferenzen empfiehlt sich ein fester Termin und bei größeren Runden auch eine Moderation. Zudem sollte mindestens ein Kollege erreichbar sein, der technische Hilfestellung per Telefon geben kann.

Moderation und Führung sind in einer Webkonferenz etwas anders als im Präsenzmeeting. Es fehlen insbesondere (aber nicht nur) bei ausgeschalteter Videofunktion die visuellen Feedbacks. Der Moderator bekommt weniger Hinweise dazu, wie aufmerksam oder erschöpft die Teilnehmer sind.

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