Auswahl und Beauftragung von IT-Dienstleistern

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) brauchen für manche Vorhaben einen IT-Dienstleister. Typische Fälle sind die Erstellung und Pflege einer Webseite, die Modernisierung von Büros und die Erstellung oder Anpassung von Apps. Ein wichtiger erster Schritt ist, die eigenen Bedürfnisse zu durchdenken und zu verstehen. Was genau braucht das Unternehmen, unabhängig davon, wie das Vorhaben umgesetzt werden kann?

Die Geschäftsführung oder -leitung sollte alle für das Unternehmen großen IT-Auftragsvergaben als wichtiges Projekt betrachten. Personal für das Projekt sollte ausgewählt und von dessen Sinn überzeugt werden sowie zeitlich zur Teilnahme fähig sein. Gegebenenfalls bedarf es einer Vertretung, um Mitarbeiter für das Projekt freizustellen. Das Beschaffungsteam wird auch bei der Einführung der IT-Lösung im Unternehmen nützlich sein.

Lastenheft als Orientierung bei IT-Projekten

Unternehmen sollten ein Lastenheft für große IT-Aufträge erstellen. Lastenhefte sind Anforderungskataloge für ein Produkt oder eine Dienstleistung. Darin ist aufgelistet, was geleistet werden soll – ähnlich einer Stellenausschreibung. Lastenhefte werden stets von dem Unternehmen erstellt, das den Bedarf hat. IT-Sicherheit und Datenschutz sollten darin bereits Bestandteil der Anforderungen sein. Hardware oder Software sollten hingegen nicht genannt werden. Sinnvoller ist die Beschreibung der zu erfüllenden Funktionen. Dies gilt auch für Ziele und bisherige Prozesse, die verbessert oder abgelöst werden sollen sowie Prozesse, die mit dem zu modernisierenden Prozess zusammenhängen.

Das Lastenheft kann als Teamleistung auf Basis von Besprechungen mit weiteren Mitarbeitern entstehen, statt von einer Einzelperson erstellt zu werden. Auf diese Weise lassen sich mehr Bedürfnisse erkennen und Mitarbeiter frühzeitig für eine Neuerung einnehmen. Vielleicht findet sich so auch eine interessierte und geeignete Person, die die Projektverantwortung übernimmt.

Mit dem Lastenheft kann man über Beziehungen, Verbände, Ausschreibungen oder direkte Kontaktaufnahme auf Basis von Branchenverzeichnissen die IT-Dienstleister grob über die Bedürfnisse informieren. Einige IT-Dienstleister werden ein stets entgeltfreies Erstgespräch suchen. In der Regel sind den Dienstleistern ähnliche Fälle bekannt. Manche bevorzugen bestimmte Hardware- und Softwarelösungen. Im Gespräch lässt sich der tatsächliche Bedarf ermitteln.

Agile versus klassische Software-Entwicklung

Ab diesem Punkt im Prozess gibt es Unterschiede bei den IT-Dienstleistern. Agile Software-Entwicklung legt viel Wert auf schrittweises Entwickeln mit häufigem Kontakt zum Auftraggeber. Klassische Software-Entwicklung hingegen arbeitet mit einem Pflichtenheft, das den gesamten Lieferumfang beschreibt. Änderungen davon erfordern gesonderte Absprachen, vielleicht gar einen Änderungs- oder Folgeauftrag. Pflichtenhefte sind detaillierter und verbindlicher als Lastenhefte und werden entweder gemeinsam mit dem Dienstleister oder allein vom Anbieter erstellt. Oftmals ist das Pflichtenheft – also die Auflistung u. a. von Leistungen, Produkten und Terminen – Bestandteil eines detaillierten Angebotes. Ein gut durchdachtes Pflichtenheft schützt den Auftraggeber vor späteren Ausgaben bei Änderungswünschen.

In vielen Projekten ergibt sich die Möglichkeit, eine Testversion der Software für eine Erprobung im Unternehmen zu nutzen und somit unterschiedliche Software-Lösungen praxisgerecht miteinander vergleichen zu können. Ein Unternehmensteilbereich kann die Erprobung durchführen und mit dem gewonnenen Wissensvorsprung bei der späteren Einführung helfen.

Wichtig bei IT-Dienstleistungen ist, Leistungen so erstellen zu lassen, dass auch andere IT-Dienstleister Folgeleistungen erstellen können. Deshalb muss der Quellcode bei neu programmierter Software gut kommentiert und dem Auftraggeber übergeben werden. Die verwendete Hard- und Software sollte auch für andere IT-Dienstleister verfügbar und der Export von Daten in andere Software möglich sein. Das hilft später bei der Ablösung des Systems durch ein Folgesystem. Auch der Import von Daten kann eine Rolle spielen, um die Software mit Daten aus anderen Programmen oder von Geschäftspartnern arbeiten zu lassen. Hard- und Software sollte noch jahrelang am Markt verfügbar sein, also nicht kurz nach Einführung bereits obsoleszent sein.

Software-Lizenzen in förderfinanzierten Digitalisierungsprozessen

Besonders wichtig ist, dass der Auftraggeber die notwendigen Lizenzrechte für einen angemessenen Zeitraum erhält. Es nutzt nichts, Programmierarbeiten zu beauftragen, ohne das Recht zu der – gegebenenfalls exklusiven – Nutzung des Softwarelösung mit zu erwerben. Selbst Software großer Marken wird oft nur für einen begrenzten Zeitraum lizenziert, oder der notwendige Service dafür ist zeitlich beschränkt.

Bei Förderprojekten ist zudem zu berücksichtigen, dass der Lizenzerwerb häufig nur für den Projektzeitraum gefördert wird. Lizenzkosten für die Zeit nach der Laufzeit des Förderprojektes sind anteilig nicht förderfähig. In diesem Fall kann es sich lohnen, die Preisgestaltung in Richtung teurere Grundleistung und günstigerer Service über viele Jahre zu verhandeln, damit die Förderung möglichst umfassend ist. Aus demselben Grund sollte auch die geförderte Schulung von Mitarbeitern an der neuen Technik im Projektzeitraum stattfinden.

Bei den meisten IT-Dienstleistungen ist es sinnvoll, mehrere Angebote einzuholen und diese miteinander zu vergleichen. Selten ist Hard- oder Software so spezialisiert und marktführend, dass nur ein Anbieter ernsthaft in Frage kommt.

Unter den Industrie- und Handelskammern hat die IHK Frankfurt die arbeitsteilige Aufgabe übernommen, einen Mustervertrag für die Erstellung von Software bereitzustellen.

 

Autor: Dipl.-Ök. B.Eng. S. Ortmann